Rendre une réunion intéressante et efficace. Je vous partage ci-dessous mes bonnes pratiques personnelles. Quelques rappels de bon sens, à appliquer à distance comme en présentiel.
Sur le terrain, j’ai constaté que :
– les réunions à distance ont tendance à commencer à l’heure, à être plus courtes et à s’enchaîner. Le temps “interstitiel” nécessaire au déplacement jusqu’à une salle de réunion est converti en… temps de réunion.
– notre ordinateur, incontournable en réunion à distance, nous sollicite en permanence : mails, chats, pop-ups, la concurrence est rude pour celui qui anime ! Une bonne raison d’être intéressant·e et efficace !
7 clés pour réunion intéressante
1 • Définir clairement l’objectif de la réunion
Qu’attendez-vous de votre réunion? J’identifie 4 types d’objectifs possibles :
- prendre une décision
- collecter de l’information
- donner de l’information
- co-construire un livrable
- réfléchir ensemble (brainstorming)
Si votre réunion combine plusieurs objectifs, demandez-vous s’il est judicieux de la scinder en deux.
2 • Inviter les personnes directement concernées
Si votre objectif est multiple, par exemple coconstruire et prendre une décision, assurez-vous que vos invités sont tous concernés par l’ensemble thèmes abordés. En effet, les participants qui ne se sentent pas concernés ou utiles risquent de décliner l’invitation ou de faire autre chose pendant la réunion.
3 • Adapter la durée
Faites le plus court possible pour atteindre votre objectif. Par exemple, s’il s’agit de prendre une décision, 30mn suffisent souvent.
4 • Donner de la visibilité en amont
Envoyez l’invitation avec toutes les informations utiles : salle, lien de connexion, ordre du jour. Dites clairement à vos participants ce que vous attendez qu’ils préparent ou lisent avant la réunion. Montrez-leur que tout est prêt en diffusant vos slides la veille !
5 • Soigner l’animation
Pour capter l’attention, privilégiez une présentation agréable à regarder : pauvre en texte, riche en schémas et en illustrations. En effet, si votre présentation contient trop de texte, vos participants le liront à l’écran plutôt que de vous écouter.
Cependant, un support de réunion détaillé est nécessaire s’il sert de référence écrite et en cas de co-construction d’un livrable.
Vous avez annoncé un objectif précis, donc respectez l’ordre du jour et le cadre global de la réunion. Si des sujets annexes apparaissent, proposez de les noter et de les traiter à un autre moment.
6 • Diffuser le compte-rendu dans la foulée
Idéalement, rédigez le compte-rendu en séance. Utilisez un modèle prérempli, notez les actions et décisions au fur et à mesure. Au besoin, déléguez sa rédaction à l’un des participants avant la réunion ou en début de réunion.
Pendant que tous les participants sont encore présents, partagez votre compte-rendu à l’écran Au minimum, prenez le temps de récapituler oralement les décisions et actions avant de clôturer. Ainsi, vous vous assurez que tout le monde est en phase.
7 • Suivre les actions dans le temps
Si des actions ont été décidées en réunion, informez vos invités de leur évolution dans le temps.
Pour aller plus loin sur le thème du télétravail ou du coaching.
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